Договор идёт по маршруту, а не по переписке.

Договоры теряются не на анализе.

Разбор текста — самая заметная часть работы, но не та, где отдел несёт потери. Потери в стыках: между тем, кто собрал документы, и тем, кто их читает; между замечанием и решением; между отправленным протоколом и ответом.

У каждого свой предмет работы.

Разделение не косметическое — это не разные права на одни и те же кнопки. Куратор ведёт комплектность и расхождения, юрист отрабатывает замечания, старший юрист утверждает и разрешает спор. Чужую часть закрыть нельзя: система не примет такое действие и объяснит, почему.

На каждом этапе видно, чей сейчас ход.

У договора всегда есть текущий владелец и подсказка, что от него ждут. Отдельно это выглядит мелочью, а на потоке отвечает на главный вопрос руководителя: где именно уходят недели.

1. 1
   ЧерновикКуратор

   Карточка создана, файлы загружаются.

2. 2
   Разбор файловСистема

   Договор и приложения разбираются на пункты и таблицы.

3. 3
   Комплект приложенийКуратор

   Видно, какие документы договор упоминает, а к делу не приложены.

4. 4
   АнализСистема

   Проверка по правилам — базовым и вашим.

5. 5
   РасхожденияКуратор

   Суммы, сроки, НДС, авансы и количества сверяются между договором и приложениями.

6. 6
   ЗамечанияЮрист

   Каждое замечание принимается, переформулируется или отклоняется с обоснованием.

7. 7
   Проверка контрагентаСистема

   Идёт параллельно: сведения из реестров и оценка риска. Отдельный модуль.

8. 8
   СогласованиеСтарший юрист

   Утверждение или возврат на доработку с комментарием.

9. 9
   ЗавершёнСистема

   Протокол разногласий готов к отправке контрагенту.

Две линии сроков, а не напоминание в календаре.

• ✓
  Нормативные даты считаются от условий самого договора, а не вводятся руками: срок ответа на протокол разногласий, срок приёмки, срок оплаты.
• ✓
  Свои сроки этапов — сколько отдел даёт себе на проверку, а контрагенту на ответ. Это внутренняя дисциплина, и она настраивается отдельно от закона.
• ✓
  Приближение срока и просрочка приходят уведомлением и письмом ответственному — а не «видны, если зайти в систему».
• ✓
  Договор без ответственного юриста — тоже повод для уведомления. Так карточки не залёживаются ничьими.

Ответ на вопрос «почему согласовали так».

Каждое действие — кто, что и когда — попадает в журнал, и записи не редактируются. Это нужно не для контроля сотрудников, а чтобы через год можно было объяснить решение и подкрепить объяснение.

• ✓
  Видно, кто снял замечание и с какой формулировкой.
• ✓
  Возврат на доработку хранится вместе с причиной — «отклонено» без комментария система не принимает.
• ✓
  Утверждение фиксируется отдельно: понятно, на какой редакции договора оно дано.
• ✓
  Сравнение версий показывает, что изменилось между редакциями.

Как работает отдел — по фактам системы.

Показатели считаются по тому, что реально произошло с договорами, а не по самоотчётам: соблюдение сроков и длительность этапов, объём работы с учётом важности договоров, полнота подготовки комплекта. Разрез по кварталу и году, с историей.

Роли, маршрут, журнал и показатели доступны на тарифе «Команда» и выше — сравнение на странице цен. Что входит в проверку по существу — в разделе модулей.

Зависит от того, сколько вас.

• ✓
  Один юрист на компанию — ролей и согласований нет, процесс не нужен: нужна вторая пара глаз и протокол.
• ✓
  Юридический отдел — ровно то, что описано выше: роли, маршрут, сроки, журнал.
• ✓
  Холдинг и группа компаний — то же плюс свои правила проверки, раздельные организации и выгрузка в документооборот.