Кто за что отвечает в договорной работе: роли, которые стоит развести до первого спора

Пока юрист в компании один, вопроса о ролях нет: он и собирает документы, и читает текст, и отвечает за решение. Вопрос появляется на втором человеке и становится болезненным на третьем — когда выясняется, что «проверить договор» это не одна задача, а три разные, и выполняют их люди с разной квалификацией и разной ответственностью.

Ниже — разделение, которое складывается в отделах на потоке договоров, и признаки того, что у вас оно не работает.

Три разные задачи внутри «проверки договора»

Первая задача — комплектность. У договора поставки есть спецификация, у подряда — смета и график, у услуг — техническое задание и форма акта. Договор ссылается на них, но физически их может не быть: не приложили, прислали позже, прислали не ту редакцию. Эту задачу решают не юридической квалификацией, а дисциплиной: собрать, сверить перечень со ссылками в тексте, добиться недостающего.

Вторая задача — расхождения между документами. Сумма в договоре и итог сметы; срок поставки в договоре и график; количество в спецификации и в приложении к акту. Это арифметика и внимательность, а не толкование норм, — и именно её чаще всего пропускают, потому что каждый документ смотрел свой человек. Подробный разбор этого слоя — в материале про сверку расхождений между договором и приложениями.

Третья задача — правовая оценка условий: ответственность, приёмка, односторонний отказ, неустойка, применимое право. Здесь нужен юрист, и здесь же формируется позиция для протокола разногласий.

Если все три задачи выполняет один человек «по остаточному принципу», отдел теряет не на сложных пунктах, а на простых — на том, что смету никто не открыл.

Роли, которые из этого получаются

• **Куратор договора** — готовит договор к разбору: заводит карточку, загружает договор и приложения, ведёт комплектность, отрабатывает расхождения между документами. Закрывает замечания по финансам, операционке и комплектности.
• **Юрист** — отрабатывает замечания по существу: принимает, переформулирует или отклоняет, правит формулировки, готовит позицию по спорным пунктам и отправляет договор на согласование.
• **Старший юрист** — утверждает договор и разрешает спор, если проверяющие разошлись в оценке замечания. Возвращает на доработку — с обязательным комментарием.
• **Старший куратор** — те же действия по комплектности и расхождениям, что у куратора, но по всему отделу, а не по своим договорам.
• **Администратор** — управляет пользователями, правилами и настройками; в отработку замечаний не вмешивается.

Почему разграничение «на словах» разваливается

Внутренняя договорённость «юридические замечания закрывает только юрист» держится ровно до первого горящего срока. Дальше куратор снимает замечание сам — «чтобы не тормозить», «там очевидно», «юрист в отпуске». Узнаёт об этом старший юрист уже после подписания, и разбираться приходится не с договором, а с людьми.

Работающее разграничение — это отказ системы, а не пункт во внутреннем порядке. Куратор физически не может закрыть юридическое замечание: действие не проходит, и объясняется, почему. Письменный порядок при этом никуда не девается, но перестаёт быть единственной опорой.

Что должно оставаться следом

Через год после подписания вопрос звучит одинаково во всех компаниях: почему согласовали именно так. Ответ должен находиться не в почте у троих, из которых двое уволились, а в самом договоре — кто снял замечание и с какой формулировкой, кто вернул на доработку и по какой причине, на какой редакции стоит утверждение.

Отсюда практическое требование к любому инструменту договорной работы: возврат без комментария не должен приниматься, а журнал действий — редактироваться. Иначе след есть, но опереться на него в споре нельзя.

Признаки, что роли развести пора

• На вопрос «у кого сейчас договор» отдел отвечает не сразу, а идёт смотреть переписку.
• Замечания закрываются без следа: видно, что закрыто, но не видно кем и почему.
• Комплект приложений собирается в последний момент, а расхождения находит контрагент, а не вы.
• Возврат на доработку выглядит как «отклонено» без причины, и цикл повторяется.
• Руководитель не может сказать, на каком этапе договоры стоят дольше всего.

В Парафе роли и маршрут договора устроены именно так: у каждого этапа есть владелец, а у каждой роли — свой предмет работы. Как это выглядит целиком — на странице как устроена работа, а что входит в саму проверку — в разделе модулей.